Gelukkig nieuwjaar! Dit is weer de eerste blog in het nieuwe jaar en ondanks dat het officieel niet meer mag, wens ik je een geweldig mooi nieuw jaar. Ik wens je ook een gelukkig gestructureerd nieuwjaar. Want … zoals wij Nederlanders dat zeggen: ‘alleen structuur kan je redden.’ Lees mee, ik ga je vertellen wat ik bedoel.
Jij hoeft niet gered te worden
Misschien dacht je bij het lezen van de titel al: ‘ik hoef helemaal niet gered te worden.’ Mooi! Ik gebruik een bekend gezegde, maar ik heb er uiteraard wel een bedoeling mee. Want wat antwoord jij op deze vraag: hoe gestructureerd ben je? En nog een vraag: heb je je omzetdoelen gehaald vorig jaar? Wanneer je antwoord op die laatste vraag ‘nee’ of ‘geen idee’ is, dan heb ik nog een vraag: is dat een probleem? Wanneer doelen niet gehaald worden, dan zijn er vaak meerdere oorzaken. Één daarvan is vaak het ontbreken van structuur.
Thee, chocolade en plannen maar
Ieder jaar maak ik in december mijn jaarplan voor het komende jaar. Daar maak ik ruim tijd voor verdeeld over meerdere dagen. Ik ga er iedere keer echt voor zitten, zet een kop thee en doe er iets van kerstkransjes bij. Ik maak er een speciaal moment van, want ik vind dat een heel lekker moment, omdat ik dan werk áán mijn onderneming. Ik maak mijn plan zodat ik de rest van het jaar weet wat ik te doen heb. Het begint allemaal met mijn missie om zoveel mogelijk ondernemers te kunnen helpen succesvol te worden. Die missie is het enige wat niet verandert. De invulling ervan, de strategie, de tactieken en de bijbehorende werkzaamheden uiteraard wel.
De drie structuren
Ik werk in dat jaarplan aan 1) de structuur van mijn organisatie, 2) van mijn werkzaamheden en 3) van mijn tijd. Die organisatiestructuur – nummer 1 – heb ik destijds zelf niet van meet af aan goed ingevuld. Toen ik nog alleen ondernam stond ik daar helemaal niet bij stil, ik was immers alleen. En hoe jammer dat is weet ik nu, want had ik maar geweten wat ik nu weet:
Hoe eerder je je organisatie structureert,
hoe minder je aanloopt tegen groeipijnen.
Die groeipijnen waar ik zelf ook dwars doorheen ben gegaan. Ik kan je een lange lijst presenteren van wat er allemaal niet goed is gegaan en het komt allemaal op hetzelfde neer: ik had het zelf niet onder controle, ik had mijn organisatie niet goed gestructureerd.
Je omzetdoel bepaalt je werkzaamheden
Dan de organisatie van je werkzaamheden. Hoe bepaal je je nou wanneer je waaraan gaat werken? Luister naar ondernemersexpert Oskar Barendse tijdens de PrepDays en je hoort hem dit advies geven: – Begin met je financiële doelen.
– Wat heb je nodig om goed te kunnen leven?
– Welk ‘salaris’ hoort daarbij? Op basis daarvan bepaal je je minimale omzetdoel.
– Hoe ga je dat minimale omzetdoel halen?
– Hoeveel klanten heb je daarvoor nodig?
– Hoe ga je voldoende leads krijgen om die klanten te kunnen verwelkomen?
Dit bepaalt je werkzaamheden. Hoeveel moet je gaan doen aan branding, marketing en sales, wat heb je te doen in je productontwikkeling, etc. Structureer dit aan de hand van het online marketing framework (zie de videolink verderop in dit blog).
Wat moet jij wel en niet doen?
Als je al die werkzaamheden hebt bepaald, dan heb je waarschijnlijk een forse lijst waarbij je je kan afvragen: hoe gaat dit allemaal passen in de tijd die ik heb? Ik snap je. Ik heb mezelf die vraag ook vaak gesteld en eigenlijk ieder jaar opnieuw. Ik kan je hier geen 100% passend antwoord geven, maar je wel flink op weg helpen.
Begin met labelen: welk werk is niet uit te besteden, wat moet jij zelf doen? Wees eerlijk hè, er is meer uit te besteden dan je denkt. En denk ook nog even niet in ‘ik heb geen geld om uit te besteden’. Label op wat jij wel en niet moet doen. Als het goed is heb je nu een flinke lijst van dingen die anderen zouden kunnen doen. Heb je geen budget? Ga op zoek naar professionals die een barter-deal met je willen sluiten: barteren is ruilen met gesloten beurzen. Jij doet iets voor hen en zij voor jou. Heb je een beetje budget, kijk op platforms als Upwork of Fiverr of je daar ‘maak-werk’ kan inkopen. Heb je meer budget, huur dan professional(s) in. Maar let op …
Maak een instructie
Uitbesteden van werk gaat alleen maar wanneer je een goede (nee, perfecte) instructie geeft hoe jij wil dat het werk wordt uitgevoerd. Ook bij barteren! Dat klinkt misschien wat zwaar, maar als je iemand in goed vertrouwen zijn gang laat gaan dan verlies je controle over de uitkomst. Zelf heb ik die ervaring ook. En er is maar één iemand verantwoordelijk voor: jij. Je voorkomt dit door in de voorbereiding precies aan te geven wat je verwachtingen zijn, hoe je wil dat er gewerkt wordt, en dan krijg je een voorspelbare uitkomst.
Je tijd goed besteden
Als laatste hou je de taken over die je allemaal zelf te doen hebt. Plaats al die taken in volgorde van soort werk en de tijd. Dus wanneer moet je dat brandingwerk nou echt doen, wanneer moet dat resultaat er zijn? Wanneer moet je dat delivery-werk doen? Dan heb je opeens een volgorde in de tijd en weet je, als het goed is, wat je vandaag en morgen gaat doen. En wat volgende week, volgende maand, volgend kwartaal.
Masterclass ‘De gestructureerde onderneming’
Over dit onderwerp heb ik een masterclass gemaakt: ‘De gestructureerde onderneming’. Daar vertel ik je nog veel uitgebreider over dat structureren en hoe je dat gewoon zelf doet. Want je weet … You can do it!
