Een event organiseren, hoe doe je dat?

Wij, Saskia Engels, ik en Monique van der Most, zijn volop in de voorbereidingen voor het Vrouwen Village Verwenweekend dat op 28, 29 en 30 januari a.s. gepland staat. Alleen een verlenging van de lockdown of onvoorziene omstandigheden kunnen nog roet in het eten gooien. Wij gaan er in elk geval nog steeds van uit, dat we donderdag 27 januari naar Nunspeet rijden zodat we goed voorbereid en uitgerust en wel op locatie zijn.

Maar, hoe hebben we dit Vrouwen Village weekend nu eigenlijk aangepakt? Eerlijk gezegd is deze aanpak er niet eentje die je zo uit de boeken kunt halen. Natuurlijk zijn er checklists en mediaplannen gemaakt die we hanteren als leidraad, maar verder is vrij veel out of the box bedacht en gedaan. Is dat handig? Nee, zeker niet altijd. Het vergt veel tijd en vooral een flexibele aanpak. Wat het ons wel heeft gebracht? Super veel enthousiasme en heel veel lol.

Ik geef je mijn 10 uitgebreide tips voor het organiseren van een event.

1. Wat is het doel?
Het allerbelangrijkste is het doel, want waarom wil je een evenement organiseren? Dit kan variëren ven een boekpresentatie tot een trouwerij met bachelor party. In ons geval voor Vrouwen Village is het doel van dit event de drukbezette ondernemende vrouw tijd voor zichzelf te laten nemen, een rustmoment aan het begin van het jaar. Eentje die ervoor zorgt dat je met een rijk gevoel de deur weer uitloopt en je nog meer focus geeft op dat wat je met je bedrijf wil bereiken in 2022. De controle uit handen geven aan anderen, alleen ontvangen en je openstellen voor dat wat komt. Dat wat jou wordt gegeven en aangereikt door drie prachtige coaches. Is dat lastig? Ja best wel. Ben je bereid het te doen? Daar mag je zelf antwoord op geven.

Hierboven hebben we het over de aanleiding, maar er is ook altijd een belangrijk secundair doel. En dit heeft dan vaak te maken met de uitkomst van het evenement, zoals: loyaliteit bevorderen, positionering van je organisatie, imagoverbetering, verbinden met de doelgroep. In ons geval gaat het om het verbinden met onze doelgroep.

2. Wie is de doelgroep?
Met een bruiloft is dat al snel duidelijk. Dat zal vaak gaan om familie en je beste vrienden. En bij een boekpresentatie ook. Dat zijn vaak degenen die betrokken zijn bij het schrijven en uitgeven van het boek. Je fans en volgers, je familie en vrienden enz. Voor Vrouwen Village was dit ook gelijk duidelijk. Het staat hier al boven: de drukbezette ondernemende vrouw die het lastig vindt om tijd voor zichzelf vrij te maken.

3. Wat is het belang van de doelgroep?
Het allerbelangrijkst is misschien wel het belang van de doelgroep, want het belang van onze relaties en onze eigen doelstelling vormen het uiteindelijke doel van je event. Lees ook mijn blog  ‘Je ideale klant creatief in kaart gebracht’.

Wij kunnen er als organisatie alles aan doen om een fantastische bijeenkomst te organiseren – vol gezelligheid, met een hoge ‘fun factor’ – waarbij wij ook ons product of dienst aan de vrouw brengen. Maar dat lukt alleen als we het belang van onze doelgroep niet uit het oog verliezen. Want waarom zouden ze zo maar een weekend met wildvreemde vrouwen ergens in Nederland willen bijwonen en daar ook nog eens een bedrag voor betalen? Precies! What’s in it for them? Wat valt er te halen? Bij een bruiloft is dat ook vrij duidelijk; een familielid, vriend of vriendin trouwt, die wil je natuurlijk feliciteren en uiteraard wil je erbij zijn omdat het zo maar een feest kan worden om nooit te vergeten. Eentje waar nog lang over wordt nagepraat. Je wilt laten zien dat je om je familielid, vriend of vriendin geeft. Bij een boekpresentatie gaat het vooral om loyaliteit aan de auteur; of je nu familie, vriend, vriendin of fan bent. Als je uitgenodigd bent, en je komt, dan koop je ook het boek. Een soort van ongeschreven regel.

Even terug naar het Vrouwen Village weekend dat we organiseren; het belang van onze doelgroep is:

• Dat vind ik echt te gek (dit is leuk, heerlijk; hier wil ik tijd voor vrijmaken)
• Ik krijg én tijd voor mezelf én ik doe wat voor mezelf en mijn bedrijf (meer dan waar voor je geld)
• Aandacht voor jezelf zonder verstoringen van anderen; geen partner, gezin, huisdieren, vrienden of klanten (focus op dat wat de doelgroep mist; tijd voor zichzelf)
• Het in ontvangst nemen van dat wat je wordt aangereikt (ruimte voor en nieuwsgierigheid naar jouw aanbod en luxe, zoals in het geval van Vrouwen Village een waardevolle workshop en drie coaches alleen voor jou die nog eens extra waarde geven)
• Netwerken (gelijkgestemde doelgroep; ondernemende drukbezette vrouwen)

4. Wat is het thema?
Niet geheel onbelangrijk is het thema. Dat is namelijk ook al redelijk bepalend voor je locatie. Wil je voor de bruiloft een leuk sjiek maar wel tof feest, dan kun je bijvoorbeeld een ‘dress to impress’ thema kiezen op het strand. Voor een boekpresentatie kun je voor lekker casual gaan en het laagdrempelig houden. Dan kun je bijvoorbeeld de boekpresentatie op jouw favoriete schrijfplek houden.

Voor ons weekend was het zelfs voor de medeorganisatoren lang een verrassing, maar hier stond vooral het thema ‘relaxen, rust en ontspanning’ bovenaan het lijstje. Dit is op de rustieke locatie ‘Villa Vennendal’ zeker terug te vinden; rustige slaapkamers lekker gemakkelijk op de begane grond, een eigen werkruimte voor de groep waar zelfs de coronaregels gehanteerd kunnen worden indien nodig, een leesruimte met een prachtige boekenkast naast de pub, een knusse wellness en een prachtig wandelgebied.

5. De locatie
De locatie is de maker of breker van het succes van je event. Klopt de locatie niet bij het doel, de doelgroep en het thema? Dan is dat best heel spijtig, want dan is je event lang niet zo succesvol. En dat is een gemiste kans. Heb je bijvoorbeeld een fantastische locatie gevonden op het strand waar je naartoe moet lopen en waar je langs de kant allemaal fakkels kunt plaatsen, lekker romantisch, zie je het al voor je? Maar de meeste mensen in jouw doelgroep zijn niet goed ter been? Dan is dat voor het merendeel van de groep niet bereikbaar en zul je veel gasten teleurstellen en zelfs niet op het feest zien.

Het doel, de doelgroep en het thema zijn allesbepalend voor de locatie. Het thema geeft al een voorzet hoe de aankleding kan zijn, welke catering passend is, en welke audiovisuele middelen nodig zijn. Laat je goed adviseren door de locatie, zorg dat je een checklist bij je hebt, gebruik ook je eigen ervaring en vooral je gezonde verstand.

De locatie Villa Vennendal heeft de matching check voor het Vrouwen Village weekend met verve doorstaan. Het past binnen het budget, biedt de deelnemer rust, ruimte, luxe en aandacht en het is een professioneel team waarmee heel prettig is samen te werken. Check, check, dubbel check!

6. De ‘aankleding’ of het opleuken van je event
Als de eerste vijf punten glansrijk alle checks hebben doorstaan, dan is het nu tijd voor de inhoud. Heeft jouw evenement wat reuring nodig of cachet, dan kan je een dagvoorzitter of passende gastsprekers uitnodigen die passen bij het doel, thema en de doelgroep. Ook de aanwezigheid van bijzondere genodigden kunnen ertoe leiden dat de opkomst bijvoorbeeld vergroot wordt.

Aan de hand van het thema en verdere invulling van het event zal snel duidelijk worden of het wenselijk is om muziek bij je event te gebruiken. Dat kan al in de vorm van een solo muzikant, animator (bijv. goochelaar) of DJ. Wil je echt uitpakken en een bekende artiest boeken als afsluiter, dan is het verstandig om een optie te nemen op een passende artiest die binnen het budget past. Bedenk bij een hoofdact of afsluiter altijd een plan B of C mocht de artiest op het laatste moment afhaken. Beter safe than sorry.

7. Wat blijft er dan nog over? Cadeaus / bloemen
Zijn er gastsprekers, een dagvoorzitter, sponsoren, partners etc. dan is het wel zo leuk wanneer er een passend cadeau klaarligt. Stem ook van te voren af met de locatie waar deze veilig in bewaring gezet kunnen worden.

8. En dan niet geheel onbelangrijk, het financiële plaatje
Het budget moet natuurlijk ook worden vastgelegd. Zonder beschikbaar budget, geen event. Een goed opgebouwd budget is je eerste verdienste. Hiervoor is het belangrijk dat je je al een beeld hebt gevormd van het evenement, het thema, de locatie, catering enz. Het budget stel je pas samen als het event al grotendeels vorm heeft gekregen. Het bevat alle aspecten zoals hierboven is weergegeven van doel, doelgroep, thema tot aan de cadeaus.

• Sponsors/partners: Sommige evenementen worden (deels) gefinancierd door sponsoren of doordat er een samenwerking is met partners. De financiële afspraken met sponsoren/partners neem je ook mee in het budget.
• Verzekering: Zeker bij een groot evenement zijn verzekeringen van groot belang. Denk bijvoorbeeld aan een annuleringsverzekering, of aansprakelijkheidsverzekering. Stem altijd goed af welke verzekeringen nodig zijn en moeten worden afgesloten. Neem dit standaard op in je checklist, het budget en je draaiboek.

9. Veiligheid
De aanwezigheid van veel mensen op één plek kan risico’s met zich meebrengen. Veiligheid staat altijd voorop. Daarom mogen beveiliging en bewaking bij de voorbereidingen van een (groot) evenement niet worden vergeten. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook garderobebewaking, bewaking van de parkeergarage met camera’s, aanwezigheid van hostesses en security hosts.

10. Nazorg en evaluatie
Na elk evenement, hoe klein ook, is een evaluatie belangrijk. Evalueer altijd met jouw hele team en die van de locatie of alles vlot en vloeiend is verlopen in zowel de voorbereiding, uitvoering als de afwikkeling. Maak ook gelijk je verbeterlijst. Wat ga je de volgende keer anders en beter doen? Heb je alle documentatie van je evenement opgeslagen? Zorg dat je evaluatie en verbeterpuntenlijst niet ontbreken en makkelijk vindbaar zijn voor je volgende evenement.

En nu?
Je hebt je evenement georganiseerd en nu begint het pas echt. Je gaat aan de slag om deelnemers te interesseren en te verleiden om naar jouw event te komen. Jouw marketing-/communicatieplan treedt in werking.

Denk je nu bij jezelf; oké Joke, leuk hoor al jouw tips, maar hoe krijg ik in hemelsnaam deelnemers voor mijn evenement? Laten we dan met elkaar sparren. Ik maak met veel plezier een halfuur voor jou vrij om met jou van gedachten te wisselen over jouw evenement. Je kunt het zelf plannen op www.b2support.nl/contact/.

En wil je meer weten over het Vrouwen Village weekend? Stuur dan een mail naar aandacht@saskiaengels.nl