Na onze eerste lunchmeeting stappen we samen in haar auto. “Even mijn administratie bijwerken” zegt ze. Ze klapt haar dashboardkastje open en gooit het gepinde lunchbonnetje bij tientallen andere bonnetjes. Doodleuk start ze de auto en rijdt weg. Ik zit even met mijn ogen te knipperen. Hoeveel bonnetjes kan een mens verzamelen? Ik vraag me af of dit een opmaat is voor de boekhouding die ik straks onder ogen krijg.
Geen inzicht in cijfers
Ze heeft me gevraagd om te helpen bij het inzichtelijk maken van de cijfers van haar bedrijf. Het bedrijf loopt goed, volgens het banksaldo. Maar ze heeft totaal geen idee hoeveel omzet, kosten en winst ze maakt. Hoeveel belasting er nog betaald moet worden. Er zijn meerdere systemen met meerdere doeleinden. Uit alle hoeken en gaten komt informatie. Aan mij de uitdaging om er een logisch geheel van te maken. Ze heeft behoefte aan meer overzicht en helderheid.
Bonnetjeschaos: zakelijk en privé lopen door elkaar
Na de lunch praten we verder. Ik vraag haar naar de bonnetjes in haar dashboardkastje. Ze vertelt dat ze er soms wel eentje mist, maar dat het over het algemeen vrij goed gaat. Ik heb inmiddels in de gaten dat het er best chaotisch aan toe gaat. Dat zakelijke en privé-bonnetjes door elkaar lopen. Zakelijke bonnen worden meestal betaald van de zakelijke rekening, maar soms ook van de privé-rekening. Privé-bonnen worden ook betaald van de zakelijk rekening.
OMG denk ik. Dat wordt nog wat.
Hoe herken je zakelijke of privé-uitgaven?
“Hoe zou ik aan een bon kunnen zien of iets zakelijk of privé is?” vraag ik haar. Ze haalt haar schouders op. “Meestal is het zakelijk” zegt ze. “Maar soms loopt het door elkaar. Ik ben wat chaotisch, maar ik print alle bankafschriften en stop daar de bonnetjes achter. Dan breng ik de tas met facturen en bankafschriften naar de boekhouder en die verwerkt alles in het boekhoudhoudsysteem. Ik hoor er eigenlijk nooit iets over.”
Ik kan het bijna niet geloven anno nu. Maar ja, dat is natuurlijk ook de reden waarom ik ben ingevlogen. Het moet anders.
Een snelle tip voor overzicht: scheid zakelijke en privé-uitgaven
Ik geef haar gelijk een eerste tip. “Zorg dat je de bankpassen gescheiden houdt. Dat je alleen je zakelijke uitgaven doet met je zakelijk bankpas. En privé-uitgaven met je privé-bankpas. Anders ben jij ermee in de weer, je boekhouder moet ze verwerken. Het vervuilt je boekhouding enorm wanneer je privé-bonnetjes door je bedrijf laat lopen.”
Mijn tip wordt niet ter harte genomen. “Dat werkt niet in het bedrijf” is haar weerwoord. “Soms moeten er ad hoc spullen worden gehaald en dan wordt er gepind met de pas die voorin de portemonnee zit. Ook schieten medewerkers soms de kosten voor. Die worden dan met een tikkie terugbetaald.”
Zo doen wij dat nu eenmaal
Hier valt nog een hele wereld te winnen is mijn idee. De vraag is alleen of deze ondernemer bereid is om het werk te doen en daadwerkelijk ingesleten patronen wil veranderen. ‘Zo doen wij dat nu eenmaal’ lijkt hier aan de orde. Ik hoop dat er de loop van het traject inzicht en motivatie komt om de boel toch anders aan te pakken.
Wanneer zakelijke en privé-bonnetjes door elkaar lopen, gebeurt er dit:
- Het vertekent je beeld van je privé-uitgaven en je zakelijke kosten. Hierdoor heb je geen goed overzicht van je zakelijke cashflow. Zo kan het bijvoorbeeld lastig zijn om te zien of er genoeg ruimte is voor een investering. Je zet een rem op de groei van je bedrijf.
- Het kost tijd en geld: je boekhouder of jijzelf moet extra werk doen om je boekhouding in orde te maken. Volledig onnodig.
- Privé-bonnen kunnen per ongeluk als zakelijk worden geboekt. Hierdoor is er risico op naheffing van de Belastingdienst.
- Wanneer je zakelijk kosten van je privé-bankrekening afgaan, is er kans dat je vergeet om deze kosten in je boekhouding te verwerken. Daardoor betaal je meer belasting.
Kleine uitgaven hier en daar lopen vaak op
Wat veel ondernemers meestal ook niet beseffen, is dat ze een vertekend beeld hebben hoeveel ze nu eigenlijk privé opnemen. Kleine uitgaven hier en daar lijken onschuldig, maar alles bij elkaar opgeteld loopt het vaak behoorlijk op. Wanneer privé en zakelijke uitgaven door elkaar lopen, zie je niet hoeveel je echt privé uitgeeft. Hoe wil je dan grip houden op je uitgaven?
Praktische tips om grip op je bonnetjes te houden:
- Trek één duidelijke grens. Zakelijk via de zakelijke rekening, privé via de privé-rekening. Bewaar je zakelijke bankpas op een andere plek in je tas of portemonnee.
- Maak maandelijks een bedrag over naar je privé-rekening en betaal daar alle privé-uitgaven van. Dit is misschien wel de grootste mindsetverandering. Je moet rondkomen met het bedrag dat op je privérekening staat. Dit maakt je bewust van je uitgaven.
- Zakelijke bonnetjes direct fotograferen: maak áltijd direct een foto van elk bonnetje en sla deze digitaal op in je boekhoudapp of map. Het is minder dan 10 seconden werk per bonnetje, en je raakt niets kwijt.
- Floept er toch een bon tussendoor? Betaal deze dan gelijk terug aan de bankrekening waar het hoort. Zo blijft de boel gescheiden.
Grip op je financiën
Bonnetjes scheiden gaat niet om ‘je administratie netjes maken’. Het gaat om de keuze: laat jij je bedrijf jou leiden, of neem jij de leiding? Houd chaos buiten de deur en krijg grip op je financiën. Plan gerust een vrijblijvende afspraak met mij in. Je investeert hiermee in de eerste stap van jouw nieuwe gewoonten.
Ik ben Anita Udink, financieel coach & NLP master practitioner voor ondernemers die bewust kiezen voor zakelijke én persoonlijke groei. Ik help jou van een happy geldmindset tot een stevig financieel fundament. Daarbij gebruik ik kleurpsychologie als tool voor verdieping.
